PEMANFAATAN PERANGKAT LUNAK PADA ORGANISASI INFORMASI DEWASA INI

Aliffaum Mahdya Yusuf
165030701111014
Ilmu Perpustakaan dan Informasi


Di era digital dewasa ini, penggunaan dan pemanfaatan teknologi komputerisasi kian meningkat. Teknologi koputerisasi diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, tak terkecuali pada pengorganisasian informasi pada lembaga informasi. Penggunaan dan pemanfaatan dalam organisasi informasi ini tentu saja ditunjang dengan adanya perangkat lunak atau software yang mumpuni dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Salah satu lembaga informasi yang melakukan pengorganisasian informasi adalah lembaga perpustakaan. Menurut Yuyun Yulia dan Mustafa B. (2007) dalam Widodo H. Wijoyo (2009), organisasi informasi adalah kegiatan mengorganisasi informasi agar informasi dapat diketahui lokasi fisik melalui nomor panggil, dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka (cantuman bibliografi) dan menunjang temu kembali. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diproses dalam format atau sistem tertentu yang dapat memberikan arti, manfaat, dan kejutan (surprise) bagi yang menerimanya dan bersifat tidak statis, dan dalam pengambilan keputusan. Dalam hal ini berarti organisasi informasi dalam konteks perpustakaan adalah pengelolaan bahan pustaka sebagai sumber informasi demi keberlangsungan suatu lembaga perpustakaan.

Untuk melakukan pengorganisasian informasi dalam lembaga perpustakaan, seperti pada pengelolaan katalog digital, diperlukan perangkat keras berupa komputer dan perangkat lunak berupa aplikasi katalog digital. Salah satu perangkat lunak atau aplikasi katalog digital yang banyak digunakan dalam lembaga perpustakaan adalah SLiMS. SLiMS merupakan akronim dari Senayan Library Management System. Aplikasi SLiMS dikembangkan oleh Departement Pendidikan Nasional Republik Indonesia menggunakan PHP, BASISDATA, MySQL, dan menggunakan Versi Gift pada tahun 2009 SLIMS memenangi INAICTA pada tahun 2009 dengan kategori Open Source.
Secara umum software aplikasi SLiMS memiliki fungsi yang efektif untuk membantu pustakawan dalam melakukan pengorganisasian informasi. Secara terperinci keefektifan SLiMS dapat dijabarkan sebagai berikut.
Efektifitas dalam sistem temu kembali. SLiMS memiliki kemampuan dari sistem untuk memanggil berbagai dokumen atau informasi dari suatu database sesuai dengan permintaan pengguna.
Efektifitas dalam sistem pelayanan sirkulasi. Layanan sirkulasi mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. SLiMS secara otomatis akan mampu memudahkan para pustakawan dalam mendukung layanan sirkulasi perpustakaan.
Efektifitas layanan referensi bagi pengguna. Pemustaka dapat mengakses data atau informasi perpustakaan mereka melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka dengan mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop dimana pengguna harus menginstal perangkat lunak atau aplikasi yang diperlukan hanya untuk mengakses data/informasi.
Efektivitas SLiMS cukup baik di bidang pengolahan dan temu kembali informasi. Ini dibuktikan dengan kemudahan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan akurat. Namun disayangkan dengan kemudahan yang diberikan, ternyata belum mampu meningkatkan secara signifikan jumlah pemustaka yang mengakses perpustakaan. Ini berarti keefektifan dari penggunaan software SLiMS dalam hal menarik pemustaka untuk mengakses koleksi yang dimiliki perpustakaan belum maksimal.
Dalam penggunaan dan pemanfaatan aplikasi SLiMS ini tentu saja masih ada kendala yang dapat menimbulkan permasalahan. Kendala tersebut diantaranya dapat disebabkan oleh sumber daya manusianya maupun dari sumber daya non manusia seperti sarana dan prasarana. Namun sumber daya manusia sebagai sumber daya utama menjadi salah satu faktor utama dikarenakan sumber daya manusianya yang menjalankan dan mengembangkan pemanfaatan dari perangkat lunak atau aplikasi pendukung pengorganisasian informasi.
Adanya faktor semacam ini dapat dianggap sebagai situasi  yang kurang ideal. Lembaga informasi yang berpotensi memiliki permasalahan seperti ini adalah pada lembaga informasi yang masih dalam tahap membangun sampai berkembang. Pada tahap-tahap seperti ini, suatu pada lembaga informasi cenderung lebih rentan untuk mendapat permasalahan semacam ini dikarenakan dari sumber daya manusianya yang masih pada tahap belajar hingga dari infrastruktur yang masih belum lengkap. Karena sumber daya manusia yang masih tahap belajar, maka masih terdapat kemungkinan sumber daya manusia tersebut masih minim pengalaman, apalagi ditambah dengan infrastuktur yang kurang lengkap sebagai media untuk belajar.
Untuk mengatasi permasalahan seperti itu, ada beberapa strategi untuk meningkatkan pemanfaatan perangkat lunak atau aplikasi yang digunakan untuk mengorganisasikan informasi pada lembaga perpustakaan. Misalnya dengan melakukan workshop SLiMS atau dengan melakukan kerjasama dengan ahli di bidang aplikasi. Kegiatan workshop SLiMS dapat diberikan kepada pustakawan sebagai pengelola perpustakaan. Meskipun pustakawan tidak ahli dalam bidang aplikasi atau perangkat lunak, setidaknya para pustakawan memiliki bekal pengetahuan mengenai cara pengaplikasian atau cara penggunaannya. Hal ini dilakukan agar pemanfaatan aplikasi perangkat lunak pada perpustakaan semakin maksimal dan dapat mencapai tingkat ideal. Strategi selanjutnya yaitu dapat dengan melakukan kerjasama dengan ahli di bidang aplikasi perangkat lunak. Hal ini dapat menjadi strategi yang bagus agar layanan digital pada perpustakaan memiliki kualitas yang baik, sehingga untuk pemenuhan kebutuhan dari pengguna juga dapat dilakukan secara maksimal. Peningkatan kualitas pelayanan digital semacam ini berkenaan dengan kondisi pengguna saat ini yang didominasi oleh generasi alpha yang fasih dalam teknologi serta sering menggunakan teknologi dalam kehidupan sehari-harinya.



DAFTAR PUSTAKA
Hardana, Agung Wahyu. 2016. PENGERTIAN SLIMS. http://www.agungwh26.com/2016/10/pengertian-slims.html. Diakses pada 25 Mei 2018.
Ningrum, Dina Rahma, dkk. 2013. EVALUASI PENERAPAN PENGGUNAAN SOFTWARE PADA ORGANISASI (Studi Kasus Penerapan Penggunaan Software Senayan pada Perpustakaan).  http://rizkidewantara.lecture.ub.ac.id/files/2013/10/makalah-kelompok-8-IP.pdf. Diakses pada 19 Oktober 2018.
Wijoyo, Widodo H. 2009. PERTEMUAN 1 (MODUL 1: ORGANISASI INFORMASI). http://widodo.staff.uns.ac.id/2009/03/20/pertemuan-1-modul-1-organisasi-informasi/. Diakses pada 18 Oktober 2018.